0 Generelt

Foto: Justmeyo/Dreamstime.com

01 Innhold

Denne anvisningen gir råd og anbefalinger om evaluering av tilbud av renholdstjenester. Anvisningen omhandler også avtale om leveranse av renholdstjeneste, med hovedvekt på offentlige anskaffelser av kvalitetsstyrt renhold og vurdering av tilbud etter prinsippet «høyeste verdi».

Målgruppa er de som kjøper inn renholdstjenester og rådgivere som bistår disse kjøperne.

Anvisningen er ment å ses i sammenheng med Byggforvaltning 700.203 Anskaffelser av renholdstjenester – Regelverk og prosess og Byggforvaltning 700.204 Anskaffelser av renholdstjenester – Beskrivelser og krav i anbudsdokumenter.

1 Bakgrunn

Evaluering av tilbud gjennomføres etter kriterier som beskrives i anbudet. Se Byggforvaltning 700.204.

Renholdsvirksomhetene legger ofte ned store ressurser i utarbeidelse av tilbud om renhold. Det er derfor viktig at tilbudene evalueres og sammenliknes på en god og rettferdig måte. Dette er spesielt viktig ved offentlige anskaffelser, hvor regelverket stiller strenge krav, se Byggforvaltning 700.203 og referanser til lover og forskrifter gitt i pkt. 93.

Også ved private forespørsler er det god anbudspraksis å beskrive hvilke kriterier man vil legge til grunn for valg av leverandør, informere om hvordan tilbudet vil bli evaluert, og gjennomføre evalueringen i henhold til dette.

2 Evaluering av tilbud – generelt

NS-INSTA 810 beskriver krav og anbefalinger for anskaffelse av renholdstjenester. Standarden anbefaler en modell for evaluering av tilbud etter prinsippet «høyeste verdi», bestående av tre trinn:

avvisning av leverandører som ikke tilfredsstiller grunnleggende krav

utvelgelse av kvalifiserte virksomheter

tildeling av oppdraget til leverandør med høyest score på leveranser etter prinsippet «høyeste verdi»

Krav til både leverandør og leveranse må komme klart fram av anbudet, se Byggforvaltning 700.204.

3 Avvisning etter grunnleggende krav

Avvisningskriteriene skal beskrive hvilke leverandører eller tilbud som ikke vil bli godkjent for neste trinn i prosessen. Mangler på oppfyllelse av grunnleggende krav, som kan gi grunnlag for å avvise tilbudet, kan for eksempel være:

– manglende overholdelse av anbudsfristen

– manglende offentlig godkjenning som renholdsbedrift

– manglende skatteattester

– manglende HMS-erklæring

– manglende ansvarsforsikring

– mangelfull besvarelse av anbudsforespørsel (som manglende svar om kvalitetssystem, organisasjon eller personalomsetning)

Tilbud som blir avvist, blir ikke med videre i prosessen. Senest når alle trinn i evalueringen er gjennomført, bør man gi skriftlig tilbakemelding på avvisning, med redegjørelse for hvilke kriterier som ikke er oppfylt. Se pkt. 8.

4 Utvelgelse av kvalifiserte virksomheter

Utvelgelseskriterier er de kravene renholdsvirksomheten må oppfylle for å anses som skikket til å være med i konkurransen. Kriterier som kan danne grunnlag for utvelgelse, skal være knyttet til virksomhetens kvalifikasjoner, og ikke til forhold ved selve leveransen.

I praksis dreier dette seg om å kunne dokumentere ulike økonomiske forhold samt om kompetanse og teknisk kapasitet. Utvelgelseskriterier kan være å kunne dokumentere:

– tilstrekkelig økonomisk kapasitet

– tilstrekkelig teknisk kapasitet

– gode tekniske løsninger

– lav personalomsetning blant renholdere

– lite bruk av underleverandører

– godt system for kunnskapsforvaltning

– sertifiserte kvalitets- og miljøstyringssystemer

– god referanseliste for sammenliknbare leveranser

Se også eksempler på miljømessige utvelgelseskriterier i Byggforvaltning 700.204.

Hvorvidt virksomheten er kvalifisert, avgjøres ut fra en vurdering av vedlagt dokumentasjon. I praksis kan dette være for eksempel en gjennomgang av firmaattest, kredittvurdering, årsregnskap, referanser, kompetansen til nøkkelpersonell, HMS-, kvalitetssikrings- og miljøstyringssystemer, beskrivelse av rengjøringstekniske løsninger og miljøregnskap.

For å sikre en rettferdig vurdering, bør man stille klare minimumskrav som angir hva som må til for å være kvalifisert til siste trinn i prosessen.

Leverandører som ikke er kvalifisert, blir ikke med videre i prosessen. Senest når alle trinn i evalueringen er gjennomført, bør man gi skriftlig tilbakemelding på avvisning, med redegjørelse for hvilke kriterier som ikke er oppfylt. Se pkt. 8.

5 Tildeling

Tildelingskriterier skal være knyttet til forhold ved selve leveransen. Kriterier beskrevet i anbudet skal legges til grunn for valg av leverandør. Se Byggforvaltning 700.204. Man sammenstiller og vurderer disse kriteriene opp mot en konkret leveranse som er tilbudt fra de ulike leverandørene.

Kriteriene kan være enkle og kun ha fokus på pris, for eksempel en beregning av årskostnad for leveransen. Eventuelt kan de være basert på prinsippet «høyeste verdi», se pkt. 6, og ha fokus på både kvalitetsmessige og økonomiske forhold.

Dersom man kun har fokus på pris, tildeles oppdraget til leverandøren som tilbyr lavest pris. Ved bruk av prinsippet «høyeste verdi» må man beregne hvilken tilbudt leveranse som har høyest verdi når man tar hensyn til både pris- og kvalitetskriterier.

6 Vurdering etter prinsippet «høyeste verdi» – eksempel

61 Generelt

Av hensyn til både totaløkonomi og samfunnsmessige forhold anbefales å vektlegge kvalitetsmessige kriterier vesentlig høyere enn prismessige. Pris bør ikke vektes høyere enn 35 %.

Tabell 61 viser eksempler på kvalitetsmessige forhold som kan brukes ved beregning av «høyeste verdi». Kvalitetsmessige kriterier må kunne spesifiseres og graderes på en slik måte at de kan gis poeng som brukes til beregning av «høyeste verdi».

Tabell 61

Vekting mellom delkriterier under hovedkriteriene «kvalitet» og «miljø». Kilde: NHO Service [951]

62 Vekting av hovedkriterier og delkriterier

De forskjellige kriteriene må vektes avhengig av den betydningen de har for kjøperen.

Man må også foreta en vekting innenfor hver av de forskjellige kvalitetsmessige kriteriene. Vektingen kan for eksempel gjenspeile kjøperens ønsker i forhold til strategi og profil. Eksempelvis kan innkjøp av renholdstjenester gjenspeile en god miljøprofil ved en høy vekting av miljøfaktorer.

Et system for beregning av høyeste verdi kan for eksempel bygges opp slik at en totalsum på 100 fordeles skjønnsmessig mellom hvert hovedkriterium. Størst tall viser ønske om mest vektlegging av de ulike kriteriene. I eksemplet har man valgt følgende fordeling mellom hovedkriteriene (uthevet i tabell 62):

– pris: 25 vektpoeng

– kvalitet: 50 vektpoeng

– miljø: 25 vektpoeng

Dette eksemplet skiller mellom miljøfaktorer som kriterium og andre kvalitative kriterier. Miljøkriterier er også kvalitetsfaktorer som kan inngå i hovedkriteriet kvalitet.

Vektpoengene til hovedkriterium fordeles deretter mellom de enkelte delkriterier, se eksemplet i tabell 62.

For å sammenlikne tilbudene beregner man score til hvert av hovedkriteriene, pris, kvalitet og miljø.

Tabell 62

Eksempel på beregning av poeng, score og høyeste verdi. Kilde: NHO Service [951]

63 Prisscore

Tilbudet med den laveste prisen oppnår maksimum prisscore, det vil si 25. I tabell 62 har leverandør B laveste pris og får derfor prisscore 25 i henhold til vekting av hovedkriterier i pkt. 62. Alle andre leverandører får score i forhold til den prosentandelen pristilbudet er høyere enn laveste pris, se tredje kolonne i tabell 62.

64 Kvalitetsscore

For å beregne kvalitetsscore, må man først beregne leverandørens poeng innen hvert delkriterium. Gi leverandøren en verdi mellom 0 og 10, der høyest er best, det vil si maksimal måloppnåelse for delkriteriet. Beregn deretter poeng for delkriteriet ved å multiplisere verdien med vektingen som er gitt for delkriteriet, se høyre kolonne i tabell 61.

Summer deretter poeng for alle delkriteriene i hovedkategorien «kvalitet» og beregn score i forhold til den prosentandelen poengsummen er lavere enn beste poengsum for kvalitet. I eksemplet får leverandøren H høyeste poengsum for kvalitet og gis dermed en score på 50 i henhold til vekting av hovedkriterier i pkt. 62. Se kolonne 5 i tabell 62. Alle andre leverandører får score i forhold til den prosentandelen kvalitetspoengene deres er lavere enn høyeste poengsum.

65 Miljøscore

For miljøpoeng følger man samme prosedyre som for kvalitet, men høyeste score er 25 i henhold til vekting av hovedkriterier pkt. 62. Se tabell 62, leverandør C.

66 Tildeling

Man tildeler avtalen ved å beregne hvilken leverandør som har fått høyest totalscore. Totalscore finner man ved å summere score for de tre hovedkriteriene. I eksemplet i tabell 62 ble resultatet: Leverandør E har høyest totalscore (91,7), altså høyeste verdi, og kan tildeles renholdsavtalen.

7 Utarbeidelse av avtale og kontrakt

71 Standard kontrakt om renhold

Det anbefales å bruke standardkontrakt fra NS 8431. Det bidrar til forutsigbarhet mellom partene på et godt juridisk grunnlag.

72 Avtale med leverandør

721 Generelt. Avtale med leverandør bygger på beskrivelsen av oppdraget, omfang, kvalitetskrav, krav til leverandør og leveranser som er gitt i anbudsforespørselen, og eventuelle forbehold og forutsetninger i leverandørens tilbud. Viktige punkter i en avtale er:

– pris

– oppfølging av avtalen

– kontraktens varighet

– reklamasjoner

– gjensidige forpliktelser

– endringer og tilleggsbestemmelser

Ved offentlige anskaffelser kan avtale med leverandør ikke signeres før klagefristen har utløpt, se pkt. 8.

722 Dokumenter som omfattes av avtalen. Man bør utarbeide en liste over dokumentene som omfattes av avtalen og deres prioritet. Avtalen kan for eksempel bestå av følgende dokumenter:

– avtaledokumentet/kontrakten

– eventuelle referater fra oppklarende møter

– leverandørens tilbud

– eventuelt referat fra befaring

– anbudsdokumentene

Dokumentene gis vanligvis prioritet i historisk rekkefølge som listet over, med høyest prioritet for dokumentet med nyest dato, det vil si avtaledokumentet/kontrakten. Ved motstrid gjelder da det nyeste dokumentet hvor forholdet det strides om er omtalt.

723 Pris, for eksempel per måned eller år, må beskrives, samt regler for prisregulering. Prisen oppgis som regel uten merverdiavgift. Man bør angi om prisen dekker alle utgifter ved det beskrevne arbeidet.

724 Oppfølging av avtalen. Oppgi for eksempel hvordan kvalitetskontroller i henhold til NS-INSTA 800 skal gjennomføres, samt annen oppfølging i form av befaringer, møter, servicerapporter og liknende.

725 Kontraktens varighet. Beskriv kontraktens varighet og gjensidige oppsigelsesfrister.

726 Reklamasjoner. Beskriv retningslinjer for hvordan man skal løse eventuelle tvister og hvordan man skal behandle eventuelle klager eller reklamasjoner fra brukere. Beskriv også responstider og eventuelle konsekvenser av alvorlige feil og mangler ved leveransen.

727 Andre gjensidige forpliktelser bør beskrives. Det kan være sikkerhetsrutiner, tidsrom for renhold, ansvar for skader, ansvar for vedlikehold, avtale om forsikringer, regler ved eventuelt mislighold og ansvar ved tyveri. Anfør hva som regnes for force majeure og hvilke regler som trer i kraft i slike situasjoner.

728 Endringer og tilleggsbestillinger. Beskriv regler om endringer i arbeidsutførelse, samt hvordan eventuelle tilleggsarbeider skal avtales.

729 Andre forhold man bør angi i avtalen er:

– plikter i forhold til samarbeid og lojalitet

– hvem som er de to partenes representanter

– rutiner for samarbeidsmøter og oppfølging

– regler for eventuell bruk av underleverandører

– betalingsbetingelser

– regler for regulering av priser

– rettigheter i tilfelle for sen betaling

– regler for overføring av kontraktsmessige forpliktelser

– regler for bruk av dokumenter

– regler vedrørende fortrolighet

8 Informasjon til leverandørene

Etter at man har valgt leverandør, skal man meddele resultatet av konkurransen til leverandørene som har deltatt i konkurransen. Ved offentlige anskaffelser skal man begrunne resultatet, og de leverandørene som ikke nådde opp i konkurransen skal gis en frist for å påklage avgjørelsen. Se også informasjon om regelverket i Byggforvaltning 700.203.

Ved evalueringsprosesser som omfatter flere trinn, kan man informere leverandørene når status for deres tilbud endres. I praksis utføres ofte alle trinn i utvelgelsen som en sammenhengende aktivitet. Da gis tilbakemelding til tilbydere når beslutning om tildelingen er tatt.

9 Referanser

91 Utarbeidelse

Denne anvisningen er utarbeidet av Steinar Klubben Nilsen. Prosjektleder har vært Hege Ovesen. Faglig redigering ble avsluttet i september 2013.

92 Byggforskserien

Se relevante anvisninger.

93 Lover og forskrifter

Lov om offentlige anskaffelser

Forskrift om offentlige anskaffelser

Veileder til reglene om offentlige anskaffelser

Forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester

Lov om allmenngjøring av tariffavtaler mv.

Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter

Forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsbedrifter

Forskrift om informasjonsplikt, påseplikt og innsynsrett

94 Standarder

NS-INSTA 800:2010
Rengjøringskvalitet – System for å fastlegge og bedømme rengjøringskvalitet

NS-INSTA 810:2011
Krav og anbefalinger for anskaffelse av renholdstjenester

NS 8431:2005
Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold

95 Litteraturhenvisninger

951 NHO Service. «Høyeste verdi fremfor laveste pris», 2008. www.nhoservice.no

© SINTEF Byggforsk

Materialet i dette dokumentet er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med SINTEF Byggforsk er enhver eksemplarfremstilling, tilgjengeliggjøring eller spredning utover privat bruk bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar, og kan straffes med bøter eller fengsel.