0 Generelt

Ombygging/oppgradering av fasader i boligblokk. Romsås, Oslo. Foto: OBOS Prosjekt AS

01 Innhold Denne anvisningen synliggjør viktige problemstillinger som styret og øvrige beboere i et boligselskap må forholde seg til under planlegging og gjennomføring av en større utbedring/ombygging. Anvisningen tar for seg økonomiske, juridiske, organisasjonsmessige og sosiale sider ved slike større arbeider i et boligselskap. Slike arbeider kan også omfatte utomhusanlegg.

Målet med anvisningen er å gi praktiske retningslinjer for hvordan boligselskaper kan gjennomføre utbedrings- eller ombyggingsarbeider. Den er rettet spesielt mot styrene, som forvalter ansvaret for arbeidene. Anvisningen bør også være nyttig for beboere, driftspersonell og eksterne aktører som arbeider for boligselskaper.

02 Henvisninger

Lov om planlegging og byggesaksbehandling (pbl)

Forskrift om tekniske krav til byggverk (TEK10)

Lov om borettslag (borettslagsloven)

Lov om aksjeselskap (aksjeloven)

Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven)

Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (byggherreforskriften)

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften)

Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn (Forskrift om brannforebygging)

Standarder:

NS 3431 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser

NS 3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt

NS 8400 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved anbudskonkurranser

NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag

NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid

NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag

NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt

NS 8406 Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt

NS 8430 Overtakelse av bygg og anlegg NEK 400 Elektriske lavspenningsanlegg – Installasjoner

Planlegging:

241.010 Saksbehandling, ansvar og kontroll i byggesaker

Byggforvaltning: 600.004 Byggforvaltning. Definisjoner

620.016 Større tiltak i eksisterende bygninger

700.305 Tilstandsanalyse som grunnlag for vedlikeholdsplan

1 Bakgrunn

11 Generelt

All bygningsmasse utsettes for slitasje og naturlig nedbrytning som følge av elde. Norges samlede boligmasse blir i hovedsak godt vedlikeholdt. Dette forhindrer ikke at det i all bygningsmasse jevnlig vil oppstå behov for større utbedrings- og ombyggings-/oppgraderingsarbeider. Behovet kan komme fra ønske om generell modernisering, utbedring av material- og konstruksjonsfeil, oppgradering til nye komfortkrav og/eller forskriftskrav mv. Se fig. 11.

Å gjennomføre utbedrings- og/eller ombyggings-/oppgraderingsarbeider i et boligselskap betyr å ivareta manges interesser, og er oftest mer komplisert enn for bygg med en eier. Styremedlemmer skiftes ut ved årlige valg. Kontinuiteten i styret er derfor ofte ikke til stede, og kunnskap om byggenæringen er gjerne svak hos styremedlemmer. Styret vil likevel få ansvaret for å planlegge og gjennomføre omfattende arbeider. Det er viktig at styret sikrer seg best mulig forutsetninger for å utføre oppgaven på en tilfredsstillende måte. Figur 11 viser boligblokk før og etter at ombyggings-/oppgraderingsarbeidene er gjennomført.

Fig. 11

Ombygging/oppgradering av Skolebakken borettslag, Oslo. Ombygging av fasader ved etterisolering og teglforblending av boligblokk. Balkonger og vinduer ble også fornyet. Foto: OBOS Prosjekt AS

12 Definisjoner

121 Borettslag er et andelslag som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i lagets eiendom.

122 Boligaksjeselskap er et aksjeselskap der det til aksjene er knyttet en rett til å leie en bestemt leilighet i selskapets eiendom.

123 Boligsameie er et fellesskap av eiere som sammen eier alle boligseksjonene i en eiendom, og hvor hver seksjon har en andel av fellesarealene i henhold til en sameiebrøk.

124 Boligselskap er her brukt som en fellesnevner for borettslag, boligaksjeselskaper og boligsameier.

125 Utbedring er reparasjonsarbeider som strekker seg utover de mindre, løpende vedlikeholdsoppgavene og som fører bygningen tilbake til dens opprinnelige standard.

126 Rehabilitering er i denne sammenhengen synonymt med utbedringsarbeider hvor det tas sikte på å istandsette til opprinnelig standard [726].

127 Ombygging/oppgradering omfatter arbeider som hever bygningens standard eller endrer funksjoner. I denne kategorien kommer også større miljøfornyelsesarbeider.

128 Beboer er i denne anvisningen brukt om seksjonseier i sameie, andelseier i borettslag og aksjeeier i boligaksjeselskap.

129 Byggherre er per definisjon den kontraktspart som skal få utført et bygge- eller anleggsarbeid. Begrepet byggherre er godt kjent hos de fleste, og brukes som betegnelse i privatrettslige kontraktsforhold som her.

Offentlige bygningsmyndigheter har imidlertid tatt i bruk begrepet «tiltakshaver», og det er dette ordet som brukes i stedet for byggherre i alle saker som krever søknad til, og tillatelse fra bygningsmyndighetene.

2 Ansvarsfordeling 21 Beboernes ansvar for vedlikehold 211 Generelt. I boligselskapene er ansvaret for vedlikehold delt mellom boligselskapet og beboerne. Med vedlikehold mener vi vanligvis rutinemessig pleie for å unngå forfall, se også Byggforvaltning 600.004.

Vanligvis vil ansvarsfordelingen framgå av boligselskapets vedtekter. Dersom vedtektene ikke fastsetter noen fordeling av vedlikeholdsansvaret, er det den lovbestemte ansvarsfordelingen som gjelder, det vil si at bestemmelsene i lov om borettslag gjelder for borettslag og boligaksjeselskaper, mens eierseksjonsloven gjelder i sameiene.

212 Vedlikehold av egen bolig. Det vanlige er at beboerne har ansvaret for nødvendig vedlikehold og utbedring av egen bolig. Beboerne har vid adgang til å gjennomføre standardheving så lenge det ikke medfører ulempe for andre beboere eller svekker/skader bygningen.

213 Ytre vedlikehold. Boligselskapet har ansvaret for vedlikehold av fellesarealer og det ytre av eiendommen, men det forekommer at vedtektene legger ansvaret for deler av det ytre vedlikeholdet, for eksempel utvendig maling/beising, på beboerne. Alle kostnader knyttet til boligselskapets vedlikeholdsansvar betales av beboerne gjennom betaling av felleskostnader.

214 Egeninnsats (dugnad). For å spare kostnader, kan deler av boligselskapets vedlikeholdsoppgaver utføres av beboerne, typisk høst- og vårdugnad for å holde utomhusarealene i orden. Større arbeider kan også være egnet til å utføres av beboerne.

Ettersom beboerne ikke har plikt til å arbeide for boligselskapet, kan ikke boligselskapet ilegge straffegebyrer eller liknende for manglende oppmøte på dugnad. Men de som utfører dugnadsarbeid kan belønnes, for eksempel med lavere felleskostnader én enkelt måned.

Ved utføring av større arbeider, som utvendig maling, kan boligselskapet tilby beboerne å male eget rekkehus, og samtidig gjøre det klart at boligselskapet vil engasjere et malerfirma til å utføre arbeidet i de tilfellene der beboerne ikke gjør det selv. De faktiske kostnader til malerfirmaet må da betales av beboeren som ikke vil besørge maling selv.

22 Fordeling av ansvar og risiko som byggherre

221 Generelt. Dersom boligselskapet skal foreta utbedringer eller ombygging/oppgraderingen og engasjerer håndverkere til arbeidene, blir alle beboerne indirekte byggherrer med det ansvaret og den risikoen dette medfører. De er alle i en viss utstrekning økonomisk ansvarlige fordi de eier eiendommen i fellesskap.

Selv om boligselskapet engasjerer en profesjonell rådgiver til å bistå i forhandling og samarbeid med entreprenører og håndverkere, er det boligselskapet som vanligvis er kontraktspart med utførende og dermed har byggherreansvaret.

Gjennom byggherreforskriften har boligselskapet ved styret fått et ansvar for å sørge for at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) er ivaretatt i kontraktsarbeidet. Styret skal påse at det lages en SHA-plan allerede på prosjekteringsstadiet, som sikrer et forsvarlig arbeidsmiljø for alle parter.

222 I sameier. Beboere i sameier er personlig økonomisk ansvarlige, og kreditorer kan kreve vederlag fra hver og en dersom fellesmidlene ikke strekker til.

223 I borettslag og boligaksjeselskaper derimot, er beboerne bare økonomisk ansvarlige med fellesmidlene. Her kan ikke kreditorene kreve hver og en direkte, men kan gå på felles verdier som hus og tomt, dersom boligselskapet ikke betaler.

23 Styret

231 Oppgaver. Etter borettslagsloven skal styret lede borettslagets virksomhet i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlingen. Eierseksjonsloven har tilsvarende bestemmelser som gjelder for boligsameie. Boligaksjeselskap har vanligvis vedtektsfestet å følge borettslagsloven på disse punktene. Om så ikke er tilfellet, må aksjeloven benyttes.

Herav følger at styret plikter å sørge for boligselskapets ytre vedlikehold med nødvendige utbedringer. Plikten omfatter ikke ombygging/oppgradering. Dersom generalforsamling/sameiermøte vedtar at boligselskapet skal heve bygningens standard, er imidlertid gjennomføringen styrets ansvar. Om styrets mandat, se pkt. 232.

Styret er ansvarlig for å ivareta samtlige lover og forskrifter som boligselskapet må følge, og sørge for at de blir etterfulgt. For viktige lover og forskrifter i utbedrings- og ombyggingssammenheng, se pkt. 02.

232 Handlefrihet/mandat for borettslag og sameier. Lovene begrenser styrets handlefrihet ved å forlange vedtak i generalforsamling/sameiermøte for en rekke avgjørelser. Slik borettslagsloven og eierseksjonsloven framstår i dag er disse begrensningene tilnærmet likelydende. Se borettslagsloven og eierseksjonsloven.

Lovene krever 2/3 flertall for ombygging/oppgradering, påbygging og annen vesentlig endring av bebyggelse eller tomt, for eksempel omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter, sammenslåing av leiligheter o.l. Lovene må forstås slik at de ikke krever generalforsamlingsvedtak for løpende vedlikehold eller utbedringer. Se fig. 232.

Det anbefales likevel at styret lar generalforsamling/sameiermøte avgjøre om boligselskapet skal gjennomføre utbedringstiltak som gir store økonomiske konsekvenser. I så fall er det tilstrekkelig med alminnelig flertall. Skal boligselskapet finansiere arbeidet ved låneopptak, vil långiver normalt forlange at det foreligger et vedtak i generalforsamling/sameiermøte på gjennomføring av arbeidet.

Dersom boligselskapet skal utføre oppgaver som ligger utenfor selskapets vanlige forvaltning, kreves det vedtak i generalforsamling/sameiermøte med 2/3 flertall, dersom kostnaden overskrider 5 % av de årlige felleskostnadene.

Om et boligselskap ikke har vedtekter som omhandler vedtakskrav i vedlikeholdsarbeid/rehabilitering, så gjelder aksjelovens bestemmelser på dette punkt.

Borettslag og boligsameier har vanligvis alltid formulert sine egne vedtekter, men vedtektene kan ikke fravike lovbestemmelsene, som for eksempel kravet om minst 2/3 flertall for visse beslutninger.

Fig. 232

Styrets og generalforsamlingens beslutningsmandat i et borettslag

233 Handlefrihet/mandat for boligaksjeselskap. For et boligaksjeselskap gjelder i de fleste tilfeller samme regler som for borettslag, men her avgjør det enkelte selskapets vedtekter styrets handlefrihet. Vedtektene viser i slike selskaper ofte til borettslagsloven. Kapittel 5 i borettslagsloven gjelder også for boligaksjeselskaper.

234 Ansvar overfor boligselskapet. Styret må unngå at boligselskapet som byggherre blir skadelidende når boligfellesskapet er ansvarlig i forhold til kontraktspartnerne. Derfor er det viktig at styret kjenner de juridiske og kontraktsmessige forholdene i selve byggesaken. Styret kan bli stilt økonomisk ansvarlig dersom det gjennom sin opptreden påfører selskapet skade eller dersom det setter i verk arbeid uten å ha innhentet nødvendig samtykke i generalforsamling/sameiermøte.

3 Planlegging 31 Prioritering av tiltak 311 Generelt. Boligselskapet har sjelden råd til å gjennomføre alle ønskede tiltak, og må derfor vanligvis prioritere mellom flere tiltak. 312 Tilstandsanalyse og vedlikeholdsplan. Boligselskapet bør skaffe seg et objektivt faglig og økonomisk prioriteringsgrunnlag ved for eksempel å bestille en tilstandsanalyse som grunnlag for en vedlikeholdsplan. Utbedringstiltak og energisparetiltak er som regel enklest å prioritere. Se også Byggforvaltning 700.305.

313 Ved større prosjekter anbefales det å gjennomføre et forprosjekt. Et forprosjekt vil være beslutningsunderlag for styret og generalforsamling/sameiermøte. Et forprosjekt kan blant annet belyse følgende:

– alternative tekniske løsninger

– støtteordninger

– juridiske forhold

– kostnadsestimater

– likviditetsanalyser med beregning av konsekvenser for felleskostnadene i boligselskapet ved gjennomføring av tiltakene mv.

314 Standardhevende tiltak som ombygging/oppgradering er ofte vanskeligere å prioritere da en subjektiv vurdering må til, og beboerne har ulike krav til bostandard og ulik formening om hva som hever den. Ønskene kan være større balkonger, heis i oppgangen, ny lekeplass eller flere parkeringsplasser. Tiltakene kan utelukke hverandre, og kan da skape konflikter mellom ulike beboergrupper.

Utskifting av utslitte vann- og avløpsrør er en type nødvendig vedlikehold som samtidig medfører så store inngrep i blant annet leilighetens bad, at en full ombygging/oppgradering av badet blir nødvendig. Det blir da nødvendig å bygge badet etter dagens krav og ikke etter de som gjaldt da bygningen var ny, se fig. 314. Hvordan et nytt bad skal se ut vil det være mange meninger om, for eksempel grad av tilgjengelighet.

Fig. 314

Borettslagsleiligheter hvor utslitte vann- og avløpsrør er blitt skiftet ut. Samtidig er badene blitt ombygget/oppgradert. Entreprenør: OBOS Prosjekt AS. Foto: SINTEF Byggforsk

315 Kartlegging av beboernes ønsker. For å motvirke konflikter og misnøye bør styret undersøke hvilke primærønsker de ulike beboerne har. For eksempel kan styret kartlegge beboernes ønsker gjennom en spørreundersøkelse og ved å diskutere forslagene på et beboermøte.

316 Energisparetiltak. Når man har besluttet å skifte vinduer og/eller oppgradere fasadene, er det meget gunstig å benytte anledningen til å etterisolere bygningen og innføre andre energisparetiltak. Riktig utført fører dette til økt komfort og bedre innemiljø for beboerne. Den energimessige oppgraderingen bør derfor være grundig og betydelig, det vil si tilsvare dagens minstekrav til nybygging eller bedre, og ikke bære preg av små og lite gjennomtenkte tiltak, se [725]. Se også fig. 316 a og b.

Fig. 316 a og b

Ombygging/oppgradering av fasader. Romsås, Oslo. Foto: OBOS Prosjekt AS

a. Før ombygging/oppgradering

b. Etter ombygging/oppgradering. Blant annet er balkongene utbedret med glassbyggestein i brystning for å gi bedre lysforhold på balkonger og inn til leiligheter

32 Økonomi og budsjett

321 Generelt. Noen av de viktigste spørsmålene i forbindelse med en utbedring/ombygging er hvor mye arbeidene vil koste og hvordan de skal finansieres.

322 Budsjett. Som utgangspunkt er det viktig å utarbeide et realistisk kostnadsoverslag der alle poster er med. Man bør imidlertid ikke innhente anbud/tilbud før gjennomføring er vedtatt i generalforsamling/sameiermøte.

Et godt råd er å bruke en kontoplan, som for eksempel kontoplanen foreslått i tabell 322. Man bør ikke utelukkende budsjettere med entreprenørenes anbud/tilbud, som vanligvis bare omfatter deler av innholdet i tabell 322. Det kan være riktig å legge inn en sikkerhetsmargin på opp til 25 % av kostnadsoverslaget under posten «Ledig (marginer og reserver)», men størrelsen på denne posten vil variere med detaljeringsnivået for planlegging og prosjektering.

Tabell 322

Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt som angitt i NS 3453

323 Finansiering. Når oppføringslån er nedbetalt opplever boligselskapet ofte at det har betydelig reduserte utgifter. Selskapet kan da velge å opprettholde felleskostnadene bestemt for et høyere utgiftsnivå, for å bygge opp en egenkapital med hensyn til framtidige investeringer. Alternativt kan de spare opp midler ved å heve månedlige felleskostnader noen år før en planlagt utbedring eller ombygging. Se fig. 323.

Erfaring viser at det er lettere å få gjennomslag for en utbedring eller ombygging blant beboerne dersom boligselskapet har en viss egenkapital og unngår store økninger i felleskostnader. Styrets handlefrihet blir også bedre i en tidlig fase om boligselskapet sørger for å holde seg med noe fri egenkapital.

Staten gjennom Husbanken og Enova og flere kommuner har tilskudds- og låneordninger som kan være aktuelle for utbedringen/ombyggingen. Tilbudene varierer over tid og fra kommune til kommune. For å få fullstendig oversikt over tilbudene bør boligselskapet kontakte disse, eventuelt via sin forretningsfører, sitt boligbyggelag eller sin valgte rådgiver.

Fig. 323

Alternative profiler for felleskostnader/kapitaloppbygging

324 Fordeling av kostnader. Kostnader knyttet til boligselskapets eget vedlikeholdsansvar fordeles på beboerne i henhold til den fordelingsnøkkelen som gjelder i boligselskapet, og det gjelder uavhengig av størrelsen på vedlikeholdsarbeidet og kostnadene.

Når særlige grunner taler for det, skal det gjøres unntak fra denne hovedregelen slik at en bestemt felleskostnad fordeles etter nytten for den enkelte bolig eller etter forbruk, jf. borettslagsloven og eierseksjonsloven. Når et boligselskap for eksempel vedtar å bygge balkonger for alle boligene unntatt de i første etasje, kan unntaksregelen tilsi at beboerne i første etasje ikke skal bære noen av byggekostnadene, mens de øvrige beboere må bære de faktiske kostnader med å få bygget sin egen balkong. Merk at dette er ment å være en snever unntaksregel, jf. kravet om «særlig grunner».

For at boligselskapet skal kunne fravike eller endre reglene som gjelder for fordeling av felleskostnadene, kreves det tilslutning fra hver enkelt beboer som berøres. Det vil si at generalforsamlingen/sameiermøtet, med flertallsavgjørelser, ikke kan fatte gyldige vedtak om å fordele kostnadene på annen måte enn det som følger av loven og eventuelt boligselskapets vedtekter, jf. borettslagsloven og eierseksjonsloven. Se også Planlegging 241.021 Seksjonering av fast eiendom  for fordeling av kostnader i sameier.

33 Prosjektorganisasjon

331 Prosjektleder og byggeleder. Ved utbedringsprosjekter og ombyggings-/oppgraderingsprosjekter bør boligselskapet tidlig fastlegge en prosjektorganisasjon der en prosjektleder har overordnet ansvar. Ved større oppgaver bør prosjektlederen engasjeres av styret og være uavhengig av utførende entreprenør. I slike prosjekter bør man også utnevne en byggeleder i tillegg til prosjektlederen, se pkt. 62. Selv om boligselskapet bruker ekstern prosjektleder, må styret ta de avgjørende beslutningene.

Prosjektleder skal lede og koordinere planlegging og prosjektering, ha overoppsyn med framdrift og økonomi og kontrollere i hvilken grad alt går etter planer og budsjett. Prosjektleder må holde styret løpende orientert. Denne rollen er viktig for å styre prosjektet slik at avvik kan avdekkes og korrigeres i tide.

Arbeidsoppgaver. Eksempler på oppgaver som må fordeles:

– planlegging

– prosjektering

– utarbeidelse av anbuds-/tilbudsmateriale

– kontraktsinngåelse

– byggeledelse

– kontakt med beboerne

333 Organisasjonsplan. I den enkleste organisasjonsplanen deler boligselskapet og entreprenøren arbeidsoppgavene eller funksjonene som framgår i pkt. 332. Denne organisasjonsplanen bør kun benyttes ved mindre og enkle oppgaver, se fig. 333.

Som regel utfører styret boligselskapets oppgaver. Alternativt kan man velge en egen byggekomité i boligselskapet som blir tildelt en viss beslutningsmyndighet i utbedrings- eller ombyggingssaken. En byggekomité kan imidlertid ikke påta seg oppgaver som i loven er pålagt styret i boligselskapet, for eksempel å vedta innkalling til generalforsamling/sameiermøte. Styret/byggekomiteen kan delegere en viss beslutningsmyndighet til prosjektleder der det er behov for raske avgjørelser.

Fig. 333

Eksempel på enkel organisasjonsplan for prosjekt i et boligselskap

334 Entreprenørens oppgaver kan spenne fra kun å være utførende, til også å omfatte prosjektering, en del av byggelederoppgavene og kontakt med beboerne, se pkt. 63.

335 Teknisk rådgiver. Boligselskapet bør for større prosjekter engasjere en teknisk rådgiver for å få en profesjonell partner på byggherresiden. Rådgiveren, vanligvis en ingeniør eller arkitekt, kan engasjeres til en eller flere av byggherrens funksjoner for å avlaste boligselskapet med arbeid, samtidig som han kan hjelpe det med å unngå feller. Prosjektorganisasjon med rådgivende ingeniør/arkitekt er vist i fig. 335.

Fig. 335

Prosjektorganisasjon med rådgivende ingeniør/arkitekt

336 Søknadsplikt. De fleste utbedrings- eller ombyggingsarbeider er søknadspliktige og man må sørge for at ansvaret som søker, prosjekterende, utførende og kontrollerende er formelt på plass overfor kommunen. Kommunen skal for øvrig også vurdere hvorvidt de aktuelle utbedrings- eller ombyggingsarbeidene anses som en hovedombygging.

4 Vedtak om gjennomføring

41 Informasjon før vedtak i generalforsamling/sameiermøte

411 Forberedelser. Det er viktig at beboerne er godt informert før de møtes på generalforsamlingen/sameiermøtet. Beboerne bør gis tilstrekkelig grunnlag til å ta en selvstendig beslutning. På forhånd må de få vite hvilke forslag som det skal stemmes over. Hovedinnholdet i forslagene må gå fram av innkallingen til generalforsamlingen/sameiermøtet. Beboerne bør også vite hvorfor utbedring eller ombygging er aktuelt, hvilke tiltak styret har vurdert, hvilke kriterier styret har lagt til grunn for sitt forslag og hvilke økonomiske, vedlikeholdsmessige og miljømessige konsekvenser ulike beslutninger vil få. Økonomiske konsekvenser baseres på et budsjett med kostnadsoverslag, se pkt. 32.

Styret bør benytte alle tilgjengelige informasjonskanaler, for eksempel rundskriv, oppslag, lokal-TV, intranett og lokalavis. Informasjonen må være grundig, men samtidig enkel og utvetydig. For å få flest mulig til å lese den, kan man gjerne legge arbeid i utformingen ved å bruke illustrasjoner, farger og varierende skrifttyper.

Toveis informasjon er viktig. Dersom beboerne ikke har hatt anledning til å uttale seg på forhånd, risikerer man at debatten blir lang og målet uklart på det besluttende møtet. Sjansen blir derved større for at det fattes en beslutning på sviktende grunnlag.

412 Beboermøte. Styret kan/bør arrangere et beboermøte om ombyggingen/oppgraderingen en tid før generalforsamlingen/sameiermøtet. Her bør eksterne fagfolk, det vil si arkitekt, teknisk/økonomisk rådgiver, prosjektleder og forretningsfører delta. Beboerne får sjansen til å stille spørsmål, og styret kan danne seg et bilde av hva beboerne ønsker og mener før et endelig forslag til generalforsamlingen/sameiermøtet blir utarbeidet.

413 Spørreskjema. Styret kan også sende ut spørreskjema, gå en høringsrunde fra dør til dør og ha «åpent styrekontor» til fastsatte tider for å få en indikasjon på hva beboerne mener før forslaget ligger klart til avstemning.

42 Generalforsamling/sameiermøte

421 Møteledelse. Dersom det er gjort forberedelser som beskrevet over, bør selve generalforsamlingen/sameiermøtet være et kort møte der lange diskusjoner er unødvendige. Gode råd for møteledelsen er:

– Møteleder bør være en dyktig ordstyrer som kan bryte av ved usaklig diskusjon.

– Begrens antall alternativer som det skal stemmes over!

– Generalforsamlingen/sameiermøtet bør kun ta prinsippbeslutninger innenfor en budsjettramme. Detaljer bør besluttes av styret eller en egen arbeidsgruppe satt sammen av maks 5–6 beboere.

– Forslag til avstemning skal vanligvis legges fram av styret, men gjerne med støtte fra fagperson. Det må tydeliggjøres at det er boligselskapet som avgjør hva som skal gjennomføres, og at avgjørelsen blir boligselskapets, det vil si beboernes, eget ansvar.

– Dukker det opp nye forslag under møtet som man ønsker avstemning over, må man avholde nytt møte, der ny innkalling redegjør for forslagene.

422 Styret bør få fullmakt til å gå videre med prosjektering, kontrahering og gjennomføring innen en fastsatt kostnadsramme. Dersom kostnadene ser ut til å overskride rammen etter at anbud/tilbud er kommet inn og nøyaktig budsjett er satt opp, kreves det nytt vedtak i generalforsamling/sameiermøte før arbeidene kan settes i gang. Det samme gjelder for tilleggsarbeider som kan vise seg å være påkrevet, for eksempel dreneringsarbeider, se fig. 422.

Generalforsamlingen/sameiermøtet er i utgangspunktet beslutningsdyktig uansett hvor mange som møter, og flertall regnes av avgitte stemmer.

Fig. 422

Boligblokk hvor legging av ny drenering og grunnmursplast viste seg å være påkrevd i tillegg til ombygging/oppgradering av fasader. Foto: OBOS Prosjekt AS

5 Kontrakt

51 Kontraktsformer

511 Generelt. Boligselskapet bør alltid benytte standarder som kontraktsgrunnlag i kontrakt med rådgivere, entreprenører eller håndverkere, se NS 8405, NS 8406 og NS 3431. Lov om håndverkertjenester m.m. for forbruker (håndverkertjenesteloven) benyttes normalt bare om en avtale settes opp mellom en håndverker og den enkelte beboer.

Standarder ivaretar normalt alt hva man behøver av administrative og juridiske bestemmelser i en entreprise, herunder regler for prisjustering, leveringsfrister, garantier, fakturering og reklamasjonstid mv.

Det fins Byggblanketter for NS 8405 og NS 8406 som kan brukes som mal for selve avtaledokumentet.

512 Totalentrepriser. NS 3431 brukes for totalentrepriser hvor byggherre kun har kontrakt med én entreprenør. Denne entreprenøren har da ansvaret for alle underentreprenører og for den løpende prosjekteringen.

513 Delte entrepriser. NS 8405 og NS 8406 brukes for delte entrepriser hvor byggherren ved sin valgte rådgiver besitter prosjekteringsansvaret.

514 Avvik fra standarder. En uprofesjonell byggherre uten rådgiver bør ikke gjøre avvik fra standarden i sin kontrakt med entreprenør.

Dersom en profesjonell rådgiver bistår byggherren med å inngå kontrakt, hender det imidlertid ofte at entreprenør og rådgiver forhandler om reglene og gjør endringer i forhold til standardene for tilpassing til ønsket arbeidsfordeling.

52 Kontrakt med arkitekt og rådgiver

Engasjerer boligselskapet arkitekt eller rådgivende ingeniør for prosjektering eller utførelse, må boligselskapet sørge for at dets interesser blir ivaretatt også i forhold til disse. Man bør inngå egen avtale med rådgiveren om oppgave og honorar. Boligselskapet kan legge NS 8401 eller NS 8402, eventuelt med Byggblankett, til grunn for kontrakten.

53 Vedlegg i kontrakten

Avtaledokumentet er bare en del av den fullstendige kontrakten. I kontrakten bør følgende inngå:

– avtaledokumentet

– det avgitte tilbudet/anbudet med beskrivelser av arbeidene og eventuelt tegninger og følgebrev

– referat fra befaringer, avklarende møter og kontraktsforhandlinger

– framdriftsplan

– eventuelt mengdekontroll

– eventuelt andre dokumenter som vedrører avtalen, for eksempel selvskyldnerkausjoner fra partene

Vedleggenes rekkefølge har innvirkning på hva som blir gyldig for tilbudet fra entreprenør. Vedleggene må derfor sorteres nøye.

54 Anbuds- og tilbudsdokumenter

541 Innhenting av tilbud eller anbud. Når vedtak om gjennomføring foreligger, bør byggherren hente inn tilbud eller anbud fra ulike entreprenører og håndverkere. Pris med rett til å forhandle nærmere om vilkårene kalles som regel tilbud, mens pris uten forhandlingsrett kalles anbud. Uansett anbefales det å presisere om det er forhandlingsrett eller ei.

NS 8400 med regler for anbudskonkurranser for bygg og anlegg er forpliktende for begge parter. Standarden redegjør for hvordan anbudet skal hentes inn og hvilke rettigheter og forpliktelser boligselskapet har som byggherre. Med denne lagt til grunn er det forhandlingsforbud. Reglene er ganske krevende og bør ikke benyttes om man ikke har knyttet til seg en rådgiver med faglig innsikt.

Boligselskaper er ikke underlagt noen bestemmelser som krever bruk av anbud, og man kan derfor med fordel benytte tilbudsformen.

542 Spesifisering av arbeider. Når man innhenter pris på ulike arbeider, bør man spesifisere nøye:

– hva som skal gjøres

– hvor mye som skal gjøres

– i varierende grad hvordan det skal gjøres

– når det skal gjøres

Med en grundig beskrivelse blir det klart for alle parter hva prisen skal omfatte, og det er lettere å sammenlikne ulike pristilbud. Beskrivelsen er da ofte resultat av en prosjekteringsfase der det er vurdert og besluttet på hvilken måte arbeidene best kan gjennomføres og hvilke materialer som skal brukes. Risikoen for uforutsette kostnader i byggeperioden minsker, og posten «Ledig (marginer og reserver)» i kontoplanen kan reduseres.

543 Teknisk kompetanse. Å oppgi hvordan arbeidene skal utføres, er vanskelig uten teknisk kompetanse. Det er en fordel å få hjelp av en teknisk fagkyndig til beskrivelsen.

Entreprenøren kan selv utarbeide beskrivelsen, men styret bør vurdere fordelen av at en uavhengig part, for eksempel rådgivende ingeniør eller arkitekt, utarbeider dokumentet.

55 Kontraktsforhandlinger

Før man skriver endelig kontrakt, er det vanlig at byggherren eller byggherrens representant har forhandlinger eller oppklaringsmøter med entreprenøren. De avholder ett eller flere møter der de sammen går igjennom tilbudet/anbudet, for å avklare eventuelle uklarheter og for å presisere eventuelle avvik fra en standardkontrakt. Feil eller mangler i tilbud/anbud må påpekes her og dokumenteres, slik at de kan rettes opp før endelig kontraktsinngåelse.

Referater fra kontraktsforhandlinger er viktige dokumenter og bør inngå som bilag i selve kontrakten.

6 Gjennomføring av arbeidene

61 Rutiner for oppfølging

Det er avgjørende at arbeidene følges opp både teknisk og økonomisk. Uten god styring av arbeidene kan boligselskapet risikere at vedtatt budsjett sprekker, sågar uten at man blir på det rene med dette før det er for sent å korrigere. Ansvaret styret har overfor generalforsamling/sameiermøte kan da bli en vanskelig sak for styret.

Under en utbedring/ombygging avdekker man ofte ukjente forhold som fører til endringer og tillegg eller fradrag i forhold til den opprinnelige beskrivelsen. Nye beslutninger må derfor tas fortløpende under arbeidene, og det er viktig at byggherren har kontroll over slike beslutninger. Her vil en god prosjektleder ivareta mye av et styres ansvar.

62 Byggemøter

Byggeleder fører teknisk og økonomisk oppsyn med arbeidene, og holder prosjektleder løpende orientert. Byggeleder kommer vanligvis fra samme selskap som prosjektleder, og kan i mindre prosjekter være en og samme person, se pkt. 331.

Byggeleder bør ha jevnlige byggemøter med entreprenørens anleggsledelse, blant annet for å fange opp alle forhold som kan gi endrede forutsetninger i forhold til kontrakt. Byggemøtereferatene er byggherrens viktigste dokument i en eventuell senere uenighet om tilleggskrav fra entreprenøren.

63 Oppfølging av beboerne under byggearbeidene

631 Generelt.  Det kan vise seg å bli en svært omfattende oppgave å være kontaktinstans for beboerne under en utbedring eller ombygging/oppgradering. Oppgaven er mest krevende dersom det skal utføres arbeider inne i leilighetene. Erfaringsmessig tar beboerkontakten langt mer tid enn man kunne tenkt seg på forhånd.

632 Hyppig informasjon er effektivt for å unngå misnøye. Når beboerne vet hvorfor støy- og støvplager må forventes og hvor lenge dette vil pågå, tolererer de erfaringsmessig mer.

633 Arbeidsfordeling. Styret må på forhånd være klar over at beboerkontakten tar mye tid og at det kan være ubehagelig å være «skyteskive» for eventuelt misfornøyde beboere. Styret bør bevisst velge om det vil påta seg denne funksjonen selv, eller om det legger ansvaret på en engasjert prosjekt-/byggeleder. Spesielt ved prosjekter som er omfattende og går over lang tid er ekstern bistand sterkt å anbefale.

64 Overtakelse

641 Ferdigbefaring. Når arbeidene er ferdige, foretas det en ferdigbefaring der byggherren, prosjektleder, byggeleder og entreprenør(er) deltar. Dersom det ikke er vesentlige mangler, overtas arbeidene av byggherren, og reklamasjonstiden starter.

Det er vanlig prosedyre at entreprenøren stiller sikkerhet under byggeperioden for gjennomføring av byggearbeidene, vanligvis en bankgaranti. Entreprenør kan også kreve at byggherre stiller likelydende garanti, men det er mindre vanlig. Disse garantiene frigis ved overtakelse av arbeidene. Størrelsen på garantien framgår av NS 3431.

Reklamasjonstiden varer vanligvis fra tre til fem år. NS 3431 opererer med tre år, mens NS 8405 og NS 8406 samt håndverkertjenesteloven opererer med fem år. Det vanlige er at entreprenør også stiller sikkerhet i reklamasjonstiden og at dette framgår av samme bankgaranti som dekker byggetiden. Under reklamasjonstiden trappes bankgarantien ned i henhold til NS 3431. Det er viktig å merke seg at reklamasjonsrett ikke er det samme som garanti og at man har plikt til å reklamere uten ugrunnet opphold når feil/mangler oppdages.

642 Frist for å utbedre mangler. Det er viktig at ikke arbeidene overtas før alt er utført tilfredsstillende eller eventuelle mangler er dokumentert og avtalt utbedret innen en fastsatt tid. Entreprenør kan likevel kreve overtakelse dersom manglene ikke oppfattes som vesentlige.

Ifølge NS 3431, NS 8405 og NS 8406 har byggherren rett til å holde tilbake et nødvendig beløp av sluttoppgjøret til utbedring av eventuelle mangler, selv om overtakelse har funnet sted.

65 Reklamasjonsbefaring

Ved utløpet av reklamasjonstidens første år foretas det normalt en reklamasjonsbefaring. Når entreprenør har utbedret reelle framsatte feil/mangler, trappes garantien ned. Det anbefales å avholde en ny befaring før reklamasjonstiden løper endelig ut.

Feil som påpekes etter utløpet av reklamasjonstiden kan byggherre ikke kreve utbedret av entreprenør eller for entreprenørs regning, med mindre feilen skyldes grov uaktsomhet hos entreprenør. Grov uaktsomhet eller forsett, må vanligvis være pådømt i en rettsprosess. Gjennomføring av reklamasjonsbefaringer er byggherrens ansvar.

7 Referanser

71 Utarbeidelse

Denne anvisningen er revidert av Lars Iddeng og Vidar Hellstrand, OBOS Prosjekt AS. Den erstatter anvisning med samme nummer, utgitt i 1992. Prosjektleder har vært Henning Vik. Faglig redigering ble avsluttet i april 2010.

72 Litteratur

721 Lilleholt, K. Wyller, C. og Aagenæs, M. Borettslovkommentaren. Stavanger, 2006

722 Hagen, Lilleholt og Wyller. Eierseksjonsloven: Kommentarutgave. 2.utgave. Oslo, 2008

723 www.byggekostnader.no

724 www.byggemiljo.no

725 Dokka, T.H mfl. Energieffektivisering i bygninger – Mye miljø for pengene! Prosjektrapport 40, SINTEF Byggforsk. Oslo, 2009

726 Mørk, M.I. mfl. Ord og uttrykk innen eiendomsforvaltning – fasilitetsstyring. 2008. www.nbef.no

© SINTEF Byggforsk

Materialet i dette dokumentet er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med SINTEF Byggforsk er enhver eksemplarfremstilling, tilgjengeliggjøring eller spredning utover privat bruk bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar, og kan straffes med bøter eller fengsel.