Ombygging/oppgradering av fasader i boligblokk. Romsås, Oslo. Foto: OBOS Prosjekt AS
01 Innhold Denne anvisningen synliggjør viktige problemstillinger som styret og øvrige beboere i et boligselskap må forholde seg til under planlegging og gjennomføring av en større utbedring/ombygging. Anvisningen tar for seg økonomiske, juridiske, organisasjonsmessige og sosiale sider ved slike større arbeider i et boligselskap. Slike arbeider kan også omfatte utomhusanlegg.
Målet med anvisningen er å gi praktiske retningslinjer for hvordan boligselskaper kan gjennomføre utbedrings- eller ombyggingsarbeider. Den er rettet spesielt mot styrene, som forvalter ansvaret for arbeidene. Anvisningen bør også være nyttig for beboere, driftspersonell og eksterne aktører som arbeider for boligselskaper.
Lov om planlegging og byggesaksbehandling (pbl)
Forskrift om tekniske krav til byggverk (TEK10)
Lov om borettslag (borettslagsloven)
Lov om aksjeselskap (aksjeloven)
Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven)
Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (byggherreforskriften)
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften)
Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn (Forskrift om brannforebygging)
Standarder:
NS 3431 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser
NS 3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt
NS 8400 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved anbudskonkurranser
NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag
NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid
NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag
NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt
NS 8406 Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt
NS 8430 Overtakelse av bygg og anlegg NEK 400 Elektriske lavspenningsanlegg – Installasjoner
Planlegging:
241.010 Saksbehandling, ansvar og kontroll i byggesaker
Byggforvaltning: 600.004 Byggforvaltning. Definisjoner
620.016 Større tiltak i eksisterende bygninger
700.305 Tilstandsanalyse som grunnlag for vedlikeholdsplan
All bygningsmasse utsettes for slitasje og naturlig nedbrytning som følge av elde. Norges samlede boligmasse blir i hovedsak godt vedlikeholdt. Dette forhindrer ikke at det i all bygningsmasse jevnlig vil oppstå behov for større utbedrings- og ombyggings-/oppgraderingsarbeider. Behovet kan komme fra ønske om generell modernisering, utbedring av material- og konstruksjonsfeil, oppgradering til nye komfortkrav og/eller forskriftskrav mv. Se fig. 11.
Å gjennomføre utbedrings- og/eller ombyggings-/oppgraderingsarbeider i et boligselskap betyr å ivareta manges interesser, og er oftest mer komplisert enn for bygg med en eier. Styremedlemmer skiftes ut ved årlige valg. Kontinuiteten i styret er derfor ofte ikke til stede, og kunnskap om byggenæringen er gjerne svak hos styremedlemmer. Styret vil likevel få ansvaret for å planlegge og gjennomføre omfattende arbeider. Det er viktig at styret sikrer seg best mulig forutsetninger for å utføre oppgaven på en tilfredsstillende måte. Figur 11 viser boligblokk før og etter at ombyggings-/oppgraderingsarbeidene er gjennomført.
Fig. 11
Ombygging/oppgradering av Skolebakken borettslag, Oslo. Ombygging av fasader ved etterisolering og teglforblending av boligblokk. Balkonger og vinduer ble også fornyet. Foto: OBOS Prosjekt AS
Offentlige bygningsmyndigheter har imidlertid tatt i bruk begrepet «tiltakshaver», og det er dette ordet som brukes i stedet for byggherre i alle saker som krever søknad til, og tillatelse fra bygningsmyndighetene.
Vanligvis vil ansvarsfordelingen framgå av boligselskapets vedtekter. Dersom vedtektene ikke fastsetter noen fordeling av vedlikeholdsansvaret, er det den lovbestemte ansvarsfordelingen som gjelder, det vil si at bestemmelsene i lov om borettslag gjelder for borettslag og boligaksjeselskaper, mens eierseksjonsloven gjelder i sameiene.
Ettersom beboerne ikke har plikt til å arbeide for boligselskapet, kan ikke boligselskapet ilegge straffegebyrer eller liknende for manglende oppmøte på dugnad. Men de som utfører dugnadsarbeid kan belønnes, for eksempel med lavere felleskostnader én enkelt måned.
Ved utføring av større arbeider, som utvendig maling, kan boligselskapet tilby beboerne å male eget rekkehus, og samtidig gjøre det klart at boligselskapet vil engasjere et malerfirma til å utføre arbeidet i de tilfellene der beboerne ikke gjør det selv. De faktiske kostnader til malerfirmaet må da betales av beboeren som ikke vil besørge maling selv.
Selv om boligselskapet engasjerer en profesjonell rådgiver til å bistå i forhandling og samarbeid med entreprenører og håndverkere, er det boligselskapet som vanligvis er kontraktspart med utførende og dermed har byggherreansvaret.
Gjennom byggherreforskriften har boligselskapet ved styret fått et ansvar for å sørge for at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) er ivaretatt i kontraktsarbeidet. Styret skal påse at det lages en SHA-plan allerede på prosjekteringsstadiet, som sikrer et forsvarlig arbeidsmiljø for alle parter.
Herav følger at styret plikter å sørge for boligselskapets ytre vedlikehold med nødvendige utbedringer. Plikten omfatter ikke ombygging/oppgradering. Dersom generalforsamling/sameiermøte vedtar at boligselskapet skal heve bygningens standard, er imidlertid gjennomføringen styrets ansvar. Om styrets mandat, se pkt. 232.
Styret er ansvarlig for å ivareta samtlige lover og forskrifter som boligselskapet må følge, og sørge for at de blir etterfulgt. For viktige lover og forskrifter i utbedrings- og ombyggingssammenheng, se pkt. 02.
Lovene krever 2/3 flertall for ombygging/oppgradering, påbygging og annen vesentlig endring av bebyggelse eller tomt, for eksempel omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter, sammenslåing av leiligheter o.l. Lovene må forstås slik at de ikke krever generalforsamlingsvedtak for løpende vedlikehold eller utbedringer. Se fig. 232.
Det anbefales likevel at styret lar generalforsamling/sameiermøte avgjøre om boligselskapet skal gjennomføre utbedringstiltak som gir store økonomiske konsekvenser. I så fall er det tilstrekkelig med alminnelig flertall. Skal boligselskapet finansiere arbeidet ved låneopptak, vil långiver normalt forlange at det foreligger et vedtak i generalforsamling/sameiermøte på gjennomføring av arbeidet.
Dersom boligselskapet skal utføre oppgaver som ligger utenfor selskapets vanlige forvaltning, kreves det vedtak i generalforsamling/sameiermøte med 2/3 flertall, dersom kostnaden overskrider 5 % av de årlige felleskostnadene.
Om et boligselskap ikke har vedtekter som omhandler vedtakskrav i vedlikeholdsarbeid/rehabilitering, så gjelder aksjelovens bestemmelser på dette punkt.
Borettslag og boligsameier har vanligvis alltid formulert sine egne vedtekter, men vedtektene kan ikke fravike lovbestemmelsene, som for eksempel kravet om minst 2/3 flertall for visse beslutninger.
Fig. 232
Styrets og generalforsamlingens beslutningsmandat i et borettslag
– alternative tekniske løsninger
– støtteordninger
– juridiske forhold
– kostnadsestimater
– likviditetsanalyser med beregning av konsekvenser for felleskostnadene i boligselskapet ved gjennomføring av tiltakene mv.
Utskifting av utslitte vann- og avløpsrør er en type nødvendig vedlikehold som samtidig medfører så store inngrep i blant annet leilighetens bad, at en full ombygging/oppgradering av badet blir nødvendig. Det blir da nødvendig å bygge badet etter dagens krav og ikke etter de som gjaldt da bygningen var ny, se fig. 314. Hvordan et nytt bad skal se ut vil det være mange meninger om, for eksempel grad av tilgjengelighet.
Fig. 314
Borettslagsleiligheter hvor utslitte vann- og avløpsrør er blitt skiftet ut. Samtidig er badene blitt ombygget/oppgradert. Entreprenør: OBOS Prosjekt AS. Foto: SINTEF Byggforsk
Fig. 316 a og b
Ombygging/oppgradering av fasader. Romsås, Oslo. Foto: OBOS Prosjekt AS
a. Før ombygging/oppgradering
b. Etter ombygging/oppgradering. Blant annet er balkongene utbedret med glassbyggestein i brystning for å gi bedre lysforhold på balkonger og inn til leiligheter
Et godt råd er å bruke en kontoplan, som for eksempel kontoplanen foreslått i tabell 322. Man bør ikke utelukkende budsjettere med entreprenørenes anbud/tilbud, som vanligvis bare omfatter deler av innholdet i tabell 322. Det kan være riktig å legge inn en sikkerhetsmargin på opp til 25 % av kostnadsoverslaget under posten «Ledig (marginer og reserver)», men størrelsen på denne posten vil variere med detaljeringsnivået for planlegging og prosjektering.
Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt som angitt i NS 3453
Kostnadstype |
Spesifikasjon |
Ledig (marginer og reserver) |
Sikkerhetsmargin for risiko knyttet til for eksempel rentenivå, prisendringer, mengdefravik og uforutsette tillegg i forhold til beskrivelsen |
Felleskostnader |
Entreprenørens rigg og drift (stillaser, brakker, strømforsyning mv.) |
Bygning |
Kostnader for bygningsmaterialer og utførelse |
VVS-installasjoner |
Kostnader for VVS-teknisk utstyr og utførelse |
Elkraft-installasjoner |
Kostnader for elteknisk utstyr og utførelse |
Tele- og automatiserings-installasjoner |
Kostnader for utstyr og utførelse |
Andre installasjoner |
Kostnader for materialer, utstyr og utførelse |
Utendørs arbeid |
For eksempel kostnader til utbedring av skader på beplantning |
Generelle kostnader |
Blant annet administrasjonskostnader og utgifter til prosjektering og byggeledelse |
Spesielle kostnader |
Blant annet merverdiavgift og finansieringskostnader |
Erfaring viser at det er lettere å få gjennomslag for en utbedring eller ombygging blant beboerne dersom boligselskapet har en viss egenkapital og unngår store økninger i felleskostnader. Styrets handlefrihet blir også bedre i en tidlig fase om boligselskapet sørger for å holde seg med noe fri egenkapital.
Staten gjennom Husbanken og Enova og flere kommuner har tilskudds- og låneordninger som kan være aktuelle for utbedringen/ombyggingen. Tilbudene varierer over tid og fra kommune til kommune. For å få fullstendig oversikt over tilbudene bør boligselskapet kontakte disse, eventuelt via sin forretningsfører, sitt boligbyggelag eller sin valgte rådgiver.
Fig. 323
Alternative profiler for felleskostnader/kapitaloppbygging
Når særlige grunner taler for det, skal det gjøres unntak fra denne hovedregelen slik at en bestemt felleskostnad fordeles etter nytten for den enkelte bolig eller etter forbruk, jf. borettslagsloven og eierseksjonsloven. Når et boligselskap for eksempel vedtar å bygge balkonger for alle boligene unntatt de i første etasje, kan unntaksregelen tilsi at beboerne i første etasje ikke skal bære noen av byggekostnadene, mens de øvrige beboere må bære de faktiske kostnader med å få bygget sin egen balkong. Merk at dette er ment å være en snever unntaksregel, jf. kravet om «særlig grunner».
For at boligselskapet skal kunne fravike eller endre reglene som gjelder for fordeling av felleskostnadene, kreves det tilslutning fra hver enkelt beboer som berøres. Det vil si at generalforsamlingen/sameiermøtet, med flertallsavgjørelser, ikke kan fatte gyldige vedtak om å fordele kostnadene på annen måte enn det som følger av loven og eventuelt boligselskapets vedtekter, jf. borettslagsloven og eierseksjonsloven. Se også Planlegging 241.021 Seksjonering av fast eiendom for fordeling av kostnader i sameier.
Prosjektleder skal lede og koordinere planlegging og prosjektering, ha overoppsyn med framdrift og økonomi og kontrollere i hvilken grad alt går etter planer og budsjett. Prosjektleder må holde styret løpende orientert. Denne rollen er viktig for å styre prosjektet slik at avvik kan avdekkes og korrigeres i tide.
– planlegging
– prosjektering
– utarbeidelse av anbuds-/tilbudsmateriale
– kontraktsinngåelse
– byggeledelse
– kontakt med beboerne
Som regel utfører styret boligselskapets oppgaver. Alternativt kan man velge en egen byggekomité i boligselskapet som blir tildelt en viss beslutningsmyndighet i utbedrings- eller ombyggingssaken. En byggekomité kan imidlertid ikke påta seg oppgaver som i loven er pålagt styret i boligselskapet, for eksempel å vedta innkalling til generalforsamling/sameiermøte. Styret/byggekomiteen kan delegere en viss beslutningsmyndighet til prosjektleder der det er behov for raske avgjørelser.
Fig. 333
Eksempel på enkel organisasjonsplan for prosjekt i et boligselskap
Fig. 335
Prosjektorganisasjon med rådgivende ingeniør/arkitekt
Styret bør benytte alle tilgjengelige informasjonskanaler, for eksempel rundskriv, oppslag, lokal-TV, intranett og lokalavis. Informasjonen må være grundig, men samtidig enkel og utvetydig. For å få flest mulig til å lese den, kan man gjerne legge arbeid i utformingen ved å bruke illustrasjoner, farger og varierende skrifttyper.
Toveis informasjon er viktig. Dersom beboerne ikke har hatt anledning til å uttale seg på forhånd, risikerer man at debatten blir lang og målet uklart på det besluttende møtet. Sjansen blir derved større for at det fattes en beslutning på sviktende grunnlag.
– Møteleder bør være en dyktig ordstyrer som kan bryte av ved usaklig diskusjon.
– Begrens antall alternativer som det skal stemmes over!
– Generalforsamlingen/sameiermøtet bør kun ta prinsippbeslutninger innenfor en budsjettramme. Detaljer bør besluttes av styret eller en egen arbeidsgruppe satt sammen av maks 5–6 beboere.
– Forslag til avstemning skal vanligvis legges fram av styret, men gjerne med støtte fra fagperson. Det må tydeliggjøres at det er boligselskapet som avgjør hva som skal gjennomføres, og at avgjørelsen blir boligselskapets, det vil si beboernes, eget ansvar.
– Dukker det opp nye forslag under møtet som man ønsker avstemning over, må man avholde nytt møte, der ny innkalling redegjør for forslagene.
Generalforsamlingen/sameiermøtet er i utgangspunktet beslutningsdyktig uansett hvor mange som møter, og flertall regnes av avgitte stemmer.
Fig. 422
Boligblokk hvor legging av ny drenering og grunnmursplast viste seg å være påkrevd i tillegg til ombygging/oppgradering av fasader. Foto: OBOS Prosjekt AS
Standarder ivaretar normalt alt hva man behøver av administrative og juridiske bestemmelser i en entreprise, herunder regler for prisjustering, leveringsfrister, garantier, fakturering og reklamasjonstid mv.
Det fins Byggblanketter for NS 8405 og NS 8406 som kan brukes som mal for selve avtaledokumentet.
Dersom en profesjonell rådgiver bistår byggherren med å inngå kontrakt, hender det imidlertid ofte at entreprenør og rådgiver forhandler om reglene og gjør endringer i forhold til standardene for tilpassing til ønsket arbeidsfordeling.
Engasjerer boligselskapet arkitekt eller rådgivende ingeniør for prosjektering eller utførelse, må boligselskapet sørge for at dets interesser blir ivaretatt også i forhold til disse. Man bør inngå egen avtale med rådgiveren om oppgave og honorar. Boligselskapet kan legge NS 8401 eller NS 8402, eventuelt med Byggblankett, til grunn for kontrakten.
Avtaledokumentet er bare en del av den fullstendige kontrakten. I kontrakten bør følgende inngå:
– avtaledokumentet
– det avgitte tilbudet/anbudet med beskrivelser av arbeidene og eventuelt tegninger og følgebrev
– referat fra befaringer, avklarende møter og kontraktsforhandlinger
– framdriftsplan
– eventuelt mengdekontroll
– eventuelt andre dokumenter som vedrører avtalen, for eksempel selvskyldnerkausjoner fra partene
Vedleggenes rekkefølge har innvirkning på hva som blir gyldig for tilbudet fra entreprenør. Vedleggene må derfor sorteres nøye.
NS 8400 med regler for anbudskonkurranser for bygg og anlegg er forpliktende for begge parter. Standarden redegjør for hvordan anbudet skal hentes inn og hvilke rettigheter og forpliktelser boligselskapet har som byggherre. Med denne lagt til grunn er det forhandlingsforbud. Reglene er ganske krevende og bør ikke benyttes om man ikke har knyttet til seg en rådgiver med faglig innsikt.
Boligselskaper er ikke underlagt noen bestemmelser som krever bruk av anbud, og man kan derfor med fordel benytte tilbudsformen.
– hva som skal gjøres
– hvor mye som skal gjøres
– i varierende grad hvordan det skal gjøres
– når det skal gjøres
Med en grundig beskrivelse blir det klart for alle parter hva prisen skal omfatte, og det er lettere å sammenlikne ulike pristilbud. Beskrivelsen er da ofte resultat av en prosjekteringsfase der det er vurdert og besluttet på hvilken måte arbeidene best kan gjennomføres og hvilke materialer som skal brukes. Risikoen for uforutsette kostnader i byggeperioden minsker, og posten «Ledig (marginer og reserver)» i kontoplanen kan reduseres.
Entreprenøren kan selv utarbeide beskrivelsen, men styret bør vurdere fordelen av at en uavhengig part, for eksempel rådgivende ingeniør eller arkitekt, utarbeider dokumentet.
Før man skriver endelig kontrakt, er det vanlig at byggherren eller byggherrens representant har forhandlinger eller oppklaringsmøter med entreprenøren. De avholder ett eller flere møter der de sammen går igjennom tilbudet/anbudet, for å avklare eventuelle uklarheter og for å presisere eventuelle avvik fra en standardkontrakt. Feil eller mangler i tilbud/anbud må påpekes her og dokumenteres, slik at de kan rettes opp før endelig kontraktsinngåelse.
Referater fra kontraktsforhandlinger er viktige dokumenter og bør inngå som bilag i selve kontrakten.
Det er avgjørende at arbeidene følges opp både teknisk og økonomisk. Uten god styring av arbeidene kan boligselskapet risikere at vedtatt budsjett sprekker, sågar uten at man blir på det rene med dette før det er for sent å korrigere. Ansvaret styret har overfor generalforsamling/sameiermøte kan da bli en vanskelig sak for styret.
Under en utbedring/ombygging avdekker man ofte ukjente forhold som fører til endringer og tillegg eller fradrag i forhold til den opprinnelige beskrivelsen. Nye beslutninger må derfor tas fortløpende under arbeidene, og det er viktig at byggherren har kontroll over slike beslutninger. Her vil en god prosjektleder ivareta mye av et styres ansvar.
Byggeleder fører teknisk og økonomisk oppsyn med arbeidene, og holder prosjektleder løpende orientert. Byggeleder kommer vanligvis fra samme selskap som prosjektleder, og kan i mindre prosjekter være en og samme person, se pkt. 331.
Byggeleder bør ha jevnlige byggemøter med entreprenørens anleggsledelse, blant annet for å fange opp alle forhold som kan gi endrede forutsetninger i forhold til kontrakt. Byggemøtereferatene er byggherrens viktigste dokument i en eventuell senere uenighet om tilleggskrav fra entreprenøren.
Det er vanlig prosedyre at entreprenøren stiller sikkerhet under byggeperioden for gjennomføring av byggearbeidene, vanligvis en bankgaranti. Entreprenør kan også kreve at byggherre stiller likelydende garanti, men det er mindre vanlig. Disse garantiene frigis ved overtakelse av arbeidene. Størrelsen på garantien framgår av NS 3431.
Reklamasjonstiden varer vanligvis fra tre til fem år. NS 3431 opererer med tre år, mens NS 8405 og NS 8406 samt håndverkertjenesteloven opererer med fem år. Det vanlige er at entreprenør også stiller sikkerhet i reklamasjonstiden og at dette framgår av samme bankgaranti som dekker byggetiden. Under reklamasjonstiden trappes bankgarantien ned i henhold til NS 3431. Det er viktig å merke seg at reklamasjonsrett ikke er det samme som garanti og at man har plikt til å reklamere uten ugrunnet opphold når feil/mangler oppdages.
Ifølge NS 3431, NS 8405 og NS 8406 har byggherren rett til å holde tilbake et nødvendig beløp av sluttoppgjøret til utbedring av eventuelle mangler, selv om overtakelse har funnet sted.
Ved utløpet av reklamasjonstidens første år foretas det normalt en reklamasjonsbefaring. Når entreprenør har utbedret reelle framsatte feil/mangler, trappes garantien ned. Det anbefales å avholde en ny befaring før reklamasjonstiden løper endelig ut.
Feil som påpekes etter utløpet av reklamasjonstiden kan byggherre ikke kreve utbedret av entreprenør eller for entreprenørs regning, med mindre feilen skyldes grov uaktsomhet hos entreprenør. Grov uaktsomhet eller forsett, må vanligvis være pådømt i en rettsprosess. Gjennomføring av reklamasjonsbefaringer er byggherrens ansvar.
Denne anvisningen er revidert av Lars Iddeng og Vidar Hellstrand, OBOS Prosjekt AS. Den erstatter anvisning med samme nummer, utgitt i 1992. Prosjektleder har vært Henning Vik. Faglig redigering ble avsluttet i april 2010.
© SINTEF Byggforsk
Materialet i dette dokumentet er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med SINTEF Byggforsk er enhver eksemplarfremstilling, tilgjengeliggjøring eller spredning utover privat bruk bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar, og kan straffes med bøter eller fengsel.
Juni 2010 ISSN 2387-6328
Vær obs på at anvisningen kan være utarbeidet i henhold til tidligere regelverk.
§ 12-5 Sikkerhet i bruk § 12-7 Krav til utforming av rom og annet oppholdsareal § 12-11 Balkong, terrasse og lignendeUtgave | Ver | Tittel | Dato | |
---|---|---|---|---|
Juni 2010 | 2.0 | Utbedring og ombygging i boligselskaper | ||
Tilbaketrukket
Årsak Anvisningen brukes lite. Se Byggforvaltning 622.018 om oppgradering i boligselskaper og Byggforvaltning 622.016 om større tiltak i eksisterende bygninger. |
||||
Høst 1992 | 1.0 | Utbedring og ombygging i boligselskaper | ||
|